Theo mình thì, kĩ năng hoạch định chiến lược và kĩ năng quản lý con người là hai kĩ năng vô cùng quan trọng ở bất kì vị trí quản lý nào, đặc biệt là các vị trí quản lý cấp cao. Có thể một vài bạn cho rằng, các trưởng bộ phận đều nhờ vả các phó bộ phận hoàn thành giúp bảng hoạch định chiến lược, tuy nhiên người trưởng cần thiết có kĩ năng này để việc phân tích, đánh giá, hoặc thậm chí là hoàn thiện bảng hoạch định chiến lược của cấp dưới đề xuất được chuyên nghiệp hơn trước khi thuyết trình cho đối tác hoặc hội đồng quản trị.

Để có được kĩ năng hoạch định tốt, các bạn nên sử dụng tốt 2 phần mềm của Microsoft Office, đó là Excel và Powerpoint. MS Word đối với mình không cần thiết lắm. Hoạch định chiến lược gồm 2 phần quan trọng: 1/ Hoạch định tài chính; 2/ Thuyết trình phương pháp triển khai chiến lược Kinh Doanh / Marketing.

Trước khi tiến sâu vào 2 kĩ năng quan trọng trên, mình muốn được làm rõ, khái niệm Marketing không đơn thuần là làm quảng cáo, phát triển thương hiệu rộng rãi được mọi người biết đến, mà nó có quan hệ mật thiết tới toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, từ khâu lên kế hoạch chọn sản phẩm, phân tích thị trường để định giá sản phẩm cho phù hợp, giới thiệu sản phẩm tới tay người sử dụng qua các kênh phân phối và quảng bá rộng rãi thương hiệu để tăng doanh thu ... Trong khâu định giá sản phẩm cho phù hợp, ngoài yếu tố tham khảo giá thị trường, người làm kế hoạch phải hiểu quy trình sản xuất để biết được chi phí giá thành, cân đối doanh thu và chi phí để đạt được lợi nhuận mong muốn. Người làm kế hoạch cũng phải tính toán được điểm hòa vốn với ngân sách chi ra cho các hoạt động quảng bá sản phẩm, cho các kênh phân phối bằng các hình thức chiết khấu, khuyến mãi cụ thể ... một cách càng chi tiết càng tốt. Vì thế đối với quan niệm của mình, hoạch định chiến lược kinh doanh và hoạt định chiến lược Marketing có sự tương quan mật thiết với nhau. Điểm khác nhau duy nhất, hoạch định chiến lược Marketing thì hoạch định nhiều các kế hoạch liên quan tới các hoạt động quảng bá thương hiệu, và đương nhiên bao gồm các hoạch định chiến lược kinh doanh. Để khỏi nhầm lẫn, khi muốn chuyên biệt hóa một bảng kế hoạch quảng bá thương hiệu, mình sẽ dùng cụm từ "Kế hoạch quảng bá thương hiệu" thay cho cụm từ "Kế hoạch Marketing"

Các nhà hoạch định cần lưu ý, sự việc không phải lúc nào cũng xảy ra theo đúng ý của một bản kế hoạch đã được lên tỉ mỉ kĩ càng từ trước, vì đơn giản tương lai luôn có chỗ cho những rủi ro mà không ai có thể lường trước được.  Tuy nhiên, hoạch định là công việc cần thiết để lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro và lường trước một số khó khăn có thể xảy ra, nhằm chuẩn bị các giải pháp tối ưu nhất. 

Sau đây mình xin phép được trình bày 2 kĩ năng theo mình là quan trọng trong việc hoạch định một bảng kế hoạch chiến lược nào đó:

1/ Hoạch định tài chính:

Đây là công việc quan trọng trong quá trình hoạch định. Người hoạch định tất nhiên cần biết các ý tưởng mình sẽ thực hiện trong đầu như thế nào. Cái họ cần là tính khả thi của các ý tưởng sáng tạo đó. Mà tính khả thi là phải được thể hiện qua các con số cụ thể. Nhà đầu tư cần biết kế hoạch của bạn có lời hay không và khi nào đến điểm hòa vốn. Họ cần biết họ phải chuẩn bị bao nhiêu vốn đầu tư trong thời gian là bao lâu. Excel là một công cụ hoàn hảo để tính toán các con số này và trình bày một cách khoa học theo từng cột mốc thời gian cụ thể (tháng, quý, năm)

Để sử dụng excel tốt, các bạn cần có tư duy logic, biết các thuật toán cộng trừ nhân chia cơ bản của excel, cách vẽ biểu đồ tăng trưởng và  phát triển để minh họa cho các con số ước tính của bạn (và cũng để thống kê cho các con số thật của bạn nữa). Các bạn cần sử dụng màu sắc, bold chữ đậm nhạt ... để làm bảng tính của mình được rõ ràng, dễ đọc, dễ theo dõi. Hình thức trình bày một bảng excel rất quan trọng vì nó giúp bạn dễ dàng thuyết phục người đọc hoặc người theo dõi việc thuyết trình kiến thức của bạn.

Các chỉ số quan trọng mà bạn cần phải trình bày trong bảng excel bao gồm: các loại hạng mục chi phí ước tính ban đầu (chi phí cố định), chi phí hoạt động hàng tháng /quý /năm (chi phí lưu động) bao gồm chi phí và số lượng nhân sự, ước tính số lượng hàng hóa có thể bán ra để ước tính doanh thu, chi phí sản xuất, chi phí cho các hoạt động quảng bá, khuyến mãi và lợi nhuận tương ứng. Các chỉ số doanh thu và chi phí nên được ước tính tăng trưởng theo từng cột mốc thời gian. Và cuối cùng các bạn sẽ tính được điểm hòa vốn dự kiến dựa trên bảng tăng trưởng doanh thu dự kiến.

2/ Thuyết trình phương pháp triển khai chiến lược Kinh Doanh / Marketing:

Sau khi bạn đã hoàn thành bảng hoạch định tài chính bằng công cụ excel, bạn đã đủ tự tin phần nào đó về tính khả thi về dự án kinh doanh của mình. Việc kế tiếp là bạn trình bày những ý tưởng đó theo một trình tự logic vào các trang giấy power point. Việc trình bày ý tưởng cần có sự thuyết phục và logic nên các bạn phải có những dữ liệu hỗ trợ từ việc nghiên cứu thị trường và các kiến thức khác. Đầu tiên, các bạn có thể trình bày không theo thứ tự trước như việc viết trước những ý tưởng đến trước. Sau đó, các bạn sắp xếp lại các trang giấy ý tưởng trên power point theo đúng trình tự của một bản kế hoạch như sau (các bạn có thể tham khảo trình tự sắp xếp một bản kế hoạch mà mình thường làm dưới đây):

2.1 Vision (tầm nhìn), Mission (nhiệm vụ), Objective (mục tiêu): Vision và Mission có thể các bạn không cần làm vì thông thường nó trùng với Vision và Mission của công ty (nếu như các bạn đang làm một dự án của một công ty) hoặc các bạn có thể nhắc lại, hoặc nếu Vision và Mission của dự án đó lớn và cần phải viết lại thì các bạn cũng có thể viết lại. Nhưng Objective là những mục tiêu các bạn cần đặt ra và hoàn thành ở từng cột mốc thời gian là việc các bạn cần phải làm không nên bỏ qua.

2.2 Phân tích thị trường và phân tích nội lực bên trong: bạn có thể sử dụng nhiều công cụ để phân tích thị trường như là Poster's 5 Forces, các yếu tố vĩ mô như kinh tế, chính trị, pháp luật, dân số, thu nhập, giáo dục, vùng miền ....công cụ để sử dụng phân tích nội lực bên trong có SWOT... để xác định điểm mạnh, điểm yếu của team mình là gì?

2.3 Xác định đối tượng khách hàng và đối tượng thị trường cần nhắm tới: bạn cần phải định nghĩa khách hàng của mình và thị trường mà mình nhắm tới. Khách hàng của bạn ở độ tuổi nào, giới tính nào, thu nhập ra sao, ở thành phố nào, ...

2.4 Phân tích chiến lược Marketing Mix 4P hoặc 7P (Đây là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình): Các bạn nào làm trong ngành dịch vụ thì nên triển khai kế hoạcch 7P thay vì 4P. 7P bao gồm: Product (Sản phẩm), Price (Định giá), Place (Phân phối), Promotion (Khuyến mại), People (nhân sự), Process (Quá trình), Physical Evidence (các vật thể có khả năng tương tác ảnh hưởng tới kinh nghiệm mua sản phẩm / hoặc dịch vụ của khách hàng).

Trong phần định giá các bạn khéo léo lồng ghép các chỉ số tài chính trong bảng excel vào để bài thuyết trình được thuyết phục.

2.5 Và cuối cùng là kết luận / tóm lược bảng kế hoạch

Lập một bảng kế hoạch rất là công phu, đòi hỏi người lên kế hoạch cần nhiều kĩ năng, kiến thức và trải nghiệm. Việc lên kế hoạch có thể được hoàn tất trong 1 ngày, hoặc thậm chí một buổi, tuy nhiên phải mất rất nhiều thời gian, cả tháng, cả năm trời hoặc nhiều năm trời để có ý tưởng, có những trải nghiệm và kinh nghiệm thực tiễn về thị trường, về kĩ năng ... để lên được một bảng kế hoạch khả thi và thuyết phục. 

Hi vọng bài viết này giúp ích được cho một số bạn yêu thích việc lập kế hoạch kinh doanh hoặc có nhu cầu lập kế hoạch kinh doanh. Nếu có bất kì thắc mắc nào, các bạn hãy để lại comment bên dưới, mình sẽ thu xếp trả lời các thắc mắc của các bạn.

Chúc các bạn lập được các kế hoạch hoàn hảo cho công việc của bạn. 

GiangGina

P/S: Trong bài viết sau, mình sẽ viết "Một số ý tưởng để lập một bảng kế hoạch quảng bá thương hiệu" <-- Click vào để đọc

Một buổi phỏng vấn vị trí Online Marketing cấp quản lý <-- Click vào để đọc

Các bạn có thể đọc thêm các bài viết về câu chuyện kinh doanh tại đây