Tìm hiểu về nghề BA và PM trong lĩnh vực IT-phần mềm

Đầu tiên, BA - viết tắt của từ Business Analysis / Business Analyst - dịch ra là phân tích kinh doanh. Nói cụ thể hơn BA là nghề phân tích nghiệp vụ phần mềm trong lĩnh vực CNTT. PM - viết tắt của từ Project Management / Project Manager - dịch ra là Quản Lý Dự Án.

BA có ba nhiệm vụ chính:

• Thứ nhất, BA là người có vai trò cầu nối giữa đội phát triển phần mềm và khách hàng, giúp cho các bên liên quan hiểu được nhau và có cùng góc nhìn về dự án. 
• Thứ hai, BA là người thu thập yêu cầu từ khách hàng, từ đó làm thành tài liệu Business Requirement nhằm giúp cho bộ phận phát triển phần mềm có những cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết về hệ thống sắp được xây dựng.
• Thứ ba, BA sẽ làm các công việc cụ thể quan trọng khác tùy thuộc vào quy mô công ty và quy mô của từng dự án cụ thể. Các công việc có thể kể đến là: quản lý dự án (đối với dự án nhỏ), kiểm tra thử phần mềm, triển khai hay đào tạo cho người dùng sử dụng phần mềm, lựa chọn giải pháp công nghệ.

Để phân tích được một phần mềm cần có những chức năng nào, thao tác người dùng như thế nào cho hiệu quả thì người BA cần phải có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực business đó hay còn gọi là knowledge of business domain. BA càng có nhiều kiến thức về business domain (kiến thức chuyên ngành của nhiều lĩnh vực), cơ hội phát triển của BA đó càng cao. BA có thể thăng chức làm PM - Project Management / Project Manager - Quản lý dự án.

Trong một số tổ chức và công ty, BA và PM thực chất là một người. Họ nắm rõ các quy trình để thực hiện một dự án trôi chảy từ A-Z. Họ chính là người hiểu khách hàng nhất, tư vấn đề xuất cho khách hàng các giải pháp về phần mềm tốt nhất dựa trên nền tảng kiến thức và kinh nghiệm của họ. Họ cũng chính là những người tạo ra user story cho đội ngũ lập trình viên, từ wireframe prototypes đến cao cấp hơn là làm việc trực tiếp với nhân viên thiết kế đồ họa để ra được bản high level design trước khi đưa tận tay và thảo luận trực tiếp tới đội ngũ kĩ thuật viên. Họ cũng có thể trở thành một tester / Quality controler xuất sắc khi kiểm tra xem phần mềm có chạy đúng như yêu cầu đặt ra.

Hiểu rõ các kĩ năng cơ bản của một BA:

Vì đặc thù nghề nghiệp, các kĩ năng của BA rất khác với các kĩ năng của lập trình viên. Kĩ năng chính mà một lập trình viên cần có là khả năng code, khả năng triển khai và bảo trì phần mềm. Trong khi đó kĩ năng chính mà một BA cần có là kĩ năng giao tiếp tốt, kĩ năng lấy yêu cầu và và kĩ năng tài liệu hóa yêu cầu. Tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty mà các kĩ năng như: Quản lý dự án, kiểm thử phần mềm, thuyết trình, lựa chọn giải pháp cũng là những kĩ năng mà BA cần biết.

Ngoài ra chúng ta còn cần đến một số các kĩ năng mềm khác: 

Kĩ năng xây dựng quan hệ

Kĩ năng đầu tiên và quan trọng nhất trong danh sách các kĩ năng mềm là khả năng xây dựng các mỗi quan hệ bền vững, hay còn gọi là stakeholder relationships. Một stakeholder có thể là bất kỳ ai liên quan đến dự án. Bạn sẽ làm việc với rất nhiều stakeholders, từ đội phát triển, đội kiểm thử, đội QA hay khách hàng. Kĩ năng này liên quan đến việc xây dựng lòng tin, và kĩ năng này thường do trưởng dự án PM đảm nhiệm.

Kĩ năng phân tích

Người làm BA sử dụng rất nhiều kĩ thuật để phân tích vấn đề và giải pháp. Nếu bạn là một BA mới vào nghề, bạn sẽ phân tích vấn đề một cách tự nhiên. Khi bạn trưởng thành và có nhiều kinh nghiệm ở vị trí BA hơn, bạn sẽ biết cách sử dụng các kĩ thuật để tiến hành phân tích và mổ xẻ vấn đề. Một vài kĩ thuật phân tích điển hình đó là: User cases, business process models và decision models, user story, functional specification. Nếu bạn là BA mới vào nghề nhưng bạn đã có kinh nghiệm đi làm, kinh nghiệm phân tích, giải quyết vấn đề ở một lĩnh vực khác thì bạn có thể sử dụng những kinh nghiệm trước đây của mình cùng với các kĩ thuật phân tích mới để giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

Kĩ năng giải quyết vấn đề

Không một dự án nào mà lại không có vấn đề nào cả. Trên thực tế, toàn bộ dự án là một giải pháp cho một bài toán. Nhìn một cách tổng quát, người làm BA sẽ là người làm rõ các vấn đề, các giải pháp khả thi và xác định phạm vi của dự án. Ở một số dự án, bạn cũng sẽ thấy BA tham gia vào việc giải quyết các vấn đề kĩ thuật cùng đội kĩ thuật, đặc biệt là trong những buổi họp mà có sự tham gia của các bên liên quan: Khách hàng, đội phát triển, đội kiểm thử phần mềm.

Kĩ năng tư duy phản biện

Người làm BA có trách nhiệm đánh giá, lựa chọn giải pháp trước khi làm việc với các thành viên trong nhóm. Trong quá trình xác định các vấn đề cần giải quyết của dự án, BA phải thu thập yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời cũng phải phân tích những yêu cầu này một cách cẩn thận và chi tiết cho đến khi BA chắc chắn hiểu được những yêu cầu, mong muốn thực sự của khách hàng. Đây là lý do tại sao kĩ năng tư duy phản biện và kĩ năng phân tích, đánh giá là rất quan trọng với một người BA mới.

Kĩ năng với các bài toán mơ hồ

Nhiệm vụ của người làm BA là phải phân tích các vấn đề còn mơ hồ thành những yêu cầu rõ ràng và định lượng được. Sự mơ hồ là một rủi ro lớn với dự án. Sự mơ hồ, không rõ ràng trong tài liệu đặc tả yêu cầu sẽ dẫn đến các lỗi không mong muốn. Sự mơ hồ trong các buổi thảo luận sẽ dẫn đến những mâu thuẫn không cần thiết. Vì vậy, dù ở giai đoạn nào của dự án thì người làm BA cũng phải làm rõ ràng những sự mơ hồ của dự án.

Kĩ năng tự quản lý

Người làm BA không phải là quản lý dự án. Tuy nhiên, việc tự quản lý được các công việc mình làm, các kế hoạch cho công việc sắp tới là một kĩ năng quan trọng đối với một người BA thành công. Một vài kĩ năng liên quan có thể kể đến đó là: Kĩ năng quản lý thời gian, kĩ năng đặt mục tiêu, kĩ năng quản lý công việc hay kĩ năng quản lý rủi ro.

Hi vọng bài viết này của Giang giúp các bạn hiểu thêm về nghề BA - PM và có thể khiến bạn cảm thấy thích thú khi thay đổi định hướng nghề nghiệp của bản thân.

Một bài viết của GiangGina có sử dụng một số tư liệu tổng hợp

Cộng đồng Business Analysis Việt Nam