NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC của mình nơi công sở - Version 2023

- Luôn nhắc sếp/ đối tác/ đồng nghiệp/ cấp dưới các thể loại deadline/ pending tasks chứ không ngồi chờ họ chủ động phản hồi cho mình nếu việc đó liên quan trực tiếp đến vấn đề điều phối công việc của mình hay KPI của mình vì mình là đứa không thích bị hỏi và bị động. Mình cần có mọi sự chủ động trong công việc, trừ khi việc đó kkhông liên quan tới mình hoặc mình đang rất bận với một công việc khác quan trọng và cấp bách hơn.

- Luôn làm việc qua email/ tin nhắn/ văn bản, không chỉ làm việc miệng. Điều đó không đồng nghĩa mình bài xích vấn đề "họp thảo luận trực tiếp". Có những việc cần phải thảo luận trực tiếp mới ra vấn đề nhưng sau đó cần văn bản hóa những thỏa thuận đã được thống nhất để tránh tương lai, sẽ có sự quên quên nhớ nhớ giữa các thành viên trong công việc, dẫn đến tình trạng mâu thuẫn nội bộ, trách móc tiêu cực vì không có bằng chứng cụ thể đáng tiếc.

- Khi hỏi ý kiến cấp trên/ đồng nghiệp/ đối tác, cần cung cấp đầy đủ thông tin nhất có thể trong một lần nhắn. Mình luôn hạn chế nhiều tin nhắn hoặc những tin nhắn ngắn rồi xuống dòng nhiều lần, hoặc cung cấp nhát gừng thông tin cho đối phương rồi đợi đối phương hỏi, mình trả lời. Rõ ràng việc cung cấp ít thông tin, người nghe chắc chắn sẽ đặt ra nhiều câu hỏi cho tới khi họ nhận đầy đủ thông tin, mà việc nhắn những đoạn cụt lủn như vậy, hay hỏi tới đâu trả lời tới đó sẽ khiến đôi bên mất rất nhiều thời gian qua lại. Việc thiếu thông tin, người nghe không thể tư vấn hay cho chúng ta một câu trả lời chính xác. Để có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho một ai đó và chờ phản hồi, mình luôn đặt bản thân vào vị trí của người đối diện, trừ phi là mình đang muốn câu giờ của bên kia còn không thì mình luôn muốn công việc hoàn thành càng nhanh càng tốt.

- Luôn tranh luận với sếp trên tinh thần tư vấn ngược lại cho sếp dựa trên tính khả thi của nhiều yếu tố bao gồm năng lực đội nhóm, tuy nhiên luôn tôn trọng và làm theo kết luận cuối cùng của sếp vì sếp là người phải chịu trách nhiệm chính với các cấp trên của sếp.

- Khi tranh luận với sếp không bao giờ sử dụng lý do thuộc về cảm tính, luôn sử dụng lý trí cùng kinh nghiệm thực tiễn cộng với số liệu và tính logic để chứng minh. Không tranh luận với sếp những vấn đề thuộc về quy tắc, quy trình đã được thống nhất, chỉ tranh luận những vấn đề chưa được thống nhất hoặc những vấn đề sếp muốn mình bày tỏ ý kiến.

- Không có khái niệm đúng sai trong tranh luận, chỉ có tính hợp lý hoặc nguyên tắc mà thôi. Mình có thể đúng và hợp lý trong một số việc nhưng nếu không đồng quan điểm với sếp thì mình phải theo sếp. Mình cũng muốn nhân viên của mình phải hiểu được tinh thần này. Vì người đứng ra giải quyết vấn đề cho các thành viên của team chính là người đứng đầu của team đó, chính họ là người hiểu rõ nhất cấp trên muốn gì và làm như thế nào để team của họ được đánh giá tốt nhất.

- Khi không hoàn thành deadline được giao, hoặc ngay từ đầu cảm thấy không thể hoàn thành, mình sẽ chủ động ngay lập tức đề xuất một deadline khác hoặc báo đối phương xin thêm thời gian để hoàn thành công việc. Điều này giúp mình giữ chữ tín tối đa. Với nhân viên, người sếp có thể đưa ra một deadline mà họ mong muốn, nếu nhân viên không nói gì, người sếp sẽ mặc định là nhân viên sẽ hoàn thành đúng hạn định. Sếp sẽ dựa vào deadline này để báo cáo cho các phòng ban khác liên quan, vì vậy, chữ tín của sếp phụ thuộc rất nhiều vào chữ tín của nhân viên cấp dưới quyền. Hoàn thành công việc được giao và hoàn thành chúng đúng deadline hoàn toàn khác nhau.

- Một nhân viên giỏi là một nhân viên phải biết chủ động trong mọi việc, biết công việc mình đang làm, làm chủ nó và hoàn thành đúng hạn định không đợi bất kỳ bên nào nhắc nhở!. Thậm chí có khả năng đề xuất thêm ý tưởng hoặc áp dụng những kỹ năng hữu ích giúp công việc hoàn thành trên mức mong đợi.

- Mình luôn báo cáo với sếp tất cả các công việc mình làm và được nhờ làm, khi nào xong mình sẽ báo sếp là xong, không đợi sếp hỏi. Đây là một hình thức giao tiếp giúp sếp yên tâm khi giao việc cho mình và cũng giúp mình dọn dẹp đầu óc để làm những việc mới được tốt hơn. Việc báo cáo tiến độ theo thời gian thực là một hình thức PR hình ảnh cá nhân một cách hiệu quả nhất trong mắt sếp và đối tác, chứng tỏ mình là một nhân viên ngăn nắp, quy củ, nghiêm túc và có trách nhiệm. 

- Các thể loại báo cáo mình luôn hệ thống hóa trên google drive để bất kỳ khi nào, bất kỳ nơi đâu sếp cần mình đều có thể tìm kiếm và phản hồi kịp thời. Quản trị hệ thống đối với mình là một việc cực kỳ quan trọng, chúng giúp mình biết được quỹ thời gian và số lượng công việc mình đã làm và có thể làm.

- Càng là những công việc quan trọng, phức tạp thì càng cần phải có quy trình rõ ràng, cụ thể để tránh sai sót, kém hiệu quả trong công việc.

- Nếu có lỗi phải biết nhận lỗi và sửa sai thay vì quanh co tìm lý do đổ lỗi cho đối tượng khác. Để tránh lỗi, mình luôn cẩn thận trong việc email phản hồi qua lại, phải đầy đủ, minh bạch, câu chữ rõ ràng để tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào trong quá trình trao đổi công việc.

- Không tự cho mình là biết tuốt, phải có tinh thần lắng nghe để luôn học thêm được những kỹ năng và kiến thức mới. Nếu không phải là kiến thức mới thì ít ra, mình sẽ hiểu được gu làm việc của một người mới để từ đó điều chỉnh cách giao tiếp và phương pháp làm việc của bản thân sao cho phù hợp. Quan trọng nhất vẫn là phải được việc của mình và team. 

- Trước khi hỏi, mình phải động não tự tìm câu trả lời cho bản thân bằng cách tự đặt mình vào vị trí của người đối diện. Mình sẽ không đụng đâu hỏi đó, như thế sẽ làm cấp trên, đối tác và đồng nghiệp cảm thấy phiền toái và thể hiện mình là người lười suy nghĩ hay năng lực tư duy kém. Chỉ khi nào đã tự động não hết cả rồi nhưng vẫn không có câu trả lời hợp tình hợp lý, mình sẽ đặt câu hỏi và không dấu dốt. Việc chấp nhận bản thân dốt ở một lĩnh vực nào đó sẽ giúp mình cải thiện và phát triển nhiều hơn trong tương lai, đồng thời tránh tối đa những lỗi lầm không đáng có.

GiangGina [Một bài viết của Deargiang.com]